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作者:黃品叡醫師
最近在閱讀《執行OKR,帶出強團隊》一書時,推薦序中有句話讓我思考了很久:「為貴機構帶來價值,重點在於業務成果,而非技術。」
以終為始的概念不是不懂,但一直很排斥用在自己的生活上。生活目的化後,彷彿會變得和工作一樣,充滿壓力。但疫情過後事情越來越多,生活時間開始被大幅度壓縮後,不得不做出一些改變和調整,分享最近在嘗試的三種調整:
▌生活任務KPI化 & 時間具象化
在任務上,挑戰練習:「KPI化+困難挑戰+提前完成+慶祝」
|KPI化
指的是利用Smart法則,訂定明確可完成目標。太大的目標會進行BreakDown。
以文章產出為例,之前只會設定一個月要完成8篇文章,但現在會直接把文章標題訂好,並規劃甚麼時候要產出。以下為文章產出目標舉例:
5/31完成PGY職前診療室-十大常見職場眉角
6/02完成PGY職前診療室-肉眼可見成長
6/07完成PGY職前診療室-決戰垃圾摳
6/09完成PGY職前診療室-年輕醫師養成個階段Checklist
6/14完成PGY職前診療室-住院醫師常見疾病
6/16完成PGY職前診療室-問題負債&早期成功
6/21完成PGY職前診療室-淺談醫師養成Doing harm
6/23完成PGY職前診療室-一試定終生!科別大評比!
6/28完成PGY職前診療室-死亡調適/院宣四部曲
6/30完成PGY職前診療室-淺談醫療上機率的意涵(%)
|困難挑戰
指的是在任務數量,產出品質,或事件難度上進行組合,讓它變成一種挑戰,完成時會有一種獲勝的感覺。
這個月練習的是提高產出。過往設定每週至少完成5項生活任務,然後每週便只會完成5項生活任務。這週開始提高到每天3項,完成天數須超過80%總天數。起步時抱持著半信半疑的態度,但坐了兩周後開始漸入佳境,一週七天大概只有1-2天會沒辦法完成3項生活任務。
|提前完成
指的是不壓死線,不要到最後一刻才完成。
以前會靠壓死線激發鬥志,但實際上常常搞得自己很緊張,很多時候需要靠熬夜來解決。現在熬夜一天大概要花三天來補,得不償失。過程中也開始練習如何把靠近死線的高產出力,連結到平常狀態也能使用,提高時間使用效率。
|慶祝
指的是設定獎勵,完成指定任務/挑戰可獲得對應獎勵。
我設定的獎勵是,只要完成三項任務,今天就不准再完成任何其他任務,剩下的時間用來專心睡覺/看書/帶小孩。再學會慶祝前,完成設定目標後,都會有一種患得患失的感覺,總覺得事情沒做完,現在提前做完,是不是要在趕往下一個任務,有時反而弄得自己心力交瘁。設定慶祝後,內心會有一種「噢!今天任務完成了!」的感覺,而且後續會是做自己喜歡的事情,會締造正向迴圈,大幅度減低事情做完後患得患失的感覺。
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時間具象化,指的是把平常做的事情所花費的時間列出來
以自己為例:
洗澡:10分鐘
上廁所:7分鐘
上下班:8分鐘
洗衣服:3分鐘
晾衣服:5分鐘
寫日記:20分鐘
整理房間:5分鐘
列出來的好處是,讓自己知道時間被甚麼事情偷走。人類生活絕大多數的時間都在處理生活需求,而把這些處理生活需求的過程進行優化,用最少的時間去完成,多出來的時間,便是自己可以利用的時間。另外一個好處是防止「惰性偷懶」。遇到壓力,我們會在無形中把更多時間花在簡單的事情上,比方說原本洗澡洗10分鐘結束,壓力一來可能就變成20分鐘,甚至30分鐘。沒有良好的監測系統及衡量標準,時間很容易就在這樣順應惰性的過程中流失。
▌找到對應的工作模式
|工作專案模
型諸如PARA、CORE、GTD、TTL、OKR、PAI模型
GTD系統可參考:《什麼是 GTD (Get things Done)》
PARA系統可參考:《P.A.R.A.是什麼以及在Notion的應用》
|時間管理模型
諸如番茄鐘、醃黃瓜罐理論、時間阻塞法、帕金森定律、艾森豪矩陣
可參考:《在家工作效率差 ?推薦你5種時間管理法》
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這些都是很好提升工作效率/時間管理方法和工具,但卻不見得符合自己的需求。我自己在使用番茄鐘上,時常遇到的難題是休息時間的決定。工作25分鐘休息5分鐘是番茄鐘的最佳運作模式,但就自己的觀察,休息對我而言,是會中斷節奏的。在集中精神的狀態,我很習慣一鼓作氣把事情做完,特別是在有死線的狀態下,可以坐在椅子上四五個小時,直到報告或專案完成。
同樣資料庫分類上,我發現當自己處理三個以上的資料庫時,腦袋會多一道思考程序:「這項任務,我應該要分類到哪裡?」分類精細可以確保事情處理的精準度提高,但分類也需要花費心力和時間。測試的結果,思考該如何分類,對自己而言無疑是一種消耗,而且會影響到思考/做事的節奏。最後我把資料庫簡化到剩三個,便是之前在去雜訊策略中提到的:
第一個是「問題蒐集庫」:蒐集各種問題難點
第二個是「靈感技巧庫」:蒐集各種靈感技巧
第三個是「名言資料庫」:蒐集各種名言佳句
工作專案等,我會把它併入到第一個資料庫,每個專案都是一個獨立的問題。而學習的課程,會併入靈感技巧資料庫,暫時不需要的課程技巧會先封存,只留下現階段需要的技巧。名言佳句資料庫不僅限於偉人所說的名言,朋友/長官說過我覺得很有感的句子,自己靈光一現覺得很棒的句子,都會投入其中。
「一樣米養百樣人。」
同樣的方法在不同人手上,會呈現不同的使用方式。如果這個方法用來生硬,轉個角度,或是取其精華自創,都是好方法。
▌好好休息
「以90分鐘為單位,規劃睡覺時間」
小朋友很多時候沒辦法預期睡覺時間。太晚睡的時候,用計算機計算自己要起床時間,壓縮出門的準備時間,以盡量睡滿4單位(360分鐘)為目標。熬夜做報告時,也盡量以睡滿2單位(180分鐘)為目標。
關於R90睡眠法,可參考:
相關文章:《世界第一的R90高效睡眠法》
相關書籍:《世界第一的R90高效睡眠法》
另外我還會注意「要多久才能進入睡眠」和「起床需要多久時間」,最大化休息時間利用。
「既然起床讓人抗拒,那麼就讓自己喜歡上起床。」
入睡需要儀式感,起床也是。
.希望在怎麼樣的狀態下起床(濕度/溫度/有無日光/有無音樂)
.需要多少的賴床時間
.需不需要熱毛巾和溫開水
.起床後需不需要做伸展操
這些都是可以測試和事先準備的。在Blue Monday我會使用精油檸檬+薄荷醒神和調整情緒。熬夜唸書/做報告的隔天早晨,我會預備溫水,和做簡單的呼吸法調整/薰衣草精油按摩。當一項項困難點都建立起對應的儀式感,原本的抗拒便會減小很多。
▌寫於文末
今天的分享到這邊,上述三點都都還在測試階段,月底統計結果的時候,再分享給大家。
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