診所管理不該靠醫師一人硬撐。本篇文章提供五個「醫師領導團隊」的高效溝通技巧，從任務交辦、請示引導、回報節奏，到任務復盤與經驗傳承，搭配實用話術與現場情境，幫開業醫師打造更穩定、可複製的診所團隊運作流程。
你是否也曾遇過以下場景？
- 明明交代清楚，結果員工還是做錯方向
- 團隊回報講了一大段，卻聽不出重點
- 同樣的錯誤一再重複，感覺團隊始終沒進步
這不是員工不用心，也不是你太龜毛。
真正的問題在於：診所缺乏一套「讓醫師能有效帶領團隊」的溝通流程。
診所不像企業有完整管理階層，許多決策與指令都來自你 —— 身為醫師與診所負責人的你。同時扛醫療專業與經營管理，壓力本就巨大。
這篇文章，就是為了解決這件事：
如何讓你的團隊「聽得懂你要什麼」並「做得到你期待的標準」？
我們將從診所實際情境出發，用五個溝通節點，幫助你用更少的力氣，帶出更穩定、更可複製的執行成果。
你可以把這篇文章當作診所的內訓教材，也可以在每次任務後回頭檢視，自己哪一環卡住了。這五個步驟構成一條完整的「醫師領導任務流程」：
明確交辦 → 指導決策 → 要求回報 → 結束檢討 → 經驗沉澱
一、任務交接不再失焦：請先講清楚「目的」與「標準」
你剛結束一位病人的術後衛教，轉身交代一句：「這週幫我整理一下回診資料。」
護理師點頭照做，做了三天報表、跑了十次健保系統，還打了 20 通電話。你一看，皺眉說：「我不是要你做這些，我只是想知道有多少人超過一個月沒回來。」
她委屈，你無奈 —— 不是誰不用心，而是沒對好「目的」與「標準」。
診所節奏快、狀況多，如果任務只用一句話交代，底下人很可能用錯力氣，做錯方向。與其「丟指令」，你更需要練習「完整交辦」。
請從以下三件事說起：
- 這次任務的目的是什麼？要達成什麼效果？
- 交付標準為何？格式、內容有無特定要求？
- 使用情境是什麼？誰要看？什麼時候用？
這樣，對方才知道你的「醫療決策邏輯」是什麼，才能夠配合得上。
下一次，你可以試著這樣說：
「這份資料我要用在禮拜五的經營會議，主要針對一個月內未回診的病人。名單需要附上最後回診日與聯絡方式，格式請用上次那份 Excel 模板。」
這就像你要開刀，不會只說「刀」，而會明確指定「我要 10 號手術刀，右側備用止血鉗」——溝通清晰，執行才會正確。
SMART 目標五步驟
你也可以用 SMART 原則，幫自己快速釐清交辦內容：
- Specific（具體）：任務的重點是什麼？
- Measurable（可衡量）：做完的標準是什麼？
- Achievable（可行）：目前人力、時間是否足夠？
- Relevant（相關）：這任務與診所目標有何關聯？
- Time-bound（時限）：什麼時候前一定要完成？
用這五問，讓你更快釐清自己「真正想要的是什麼」，交辦就能又快又準。
二、請示不是等待回應，而是培養團隊主動解決問題的能力
在診所，你經常會被打斷。
「醫師，這份資料有點問題，怎麼辦？」
「主任，那個病人打不通，要怎麼處理？」
乍聽之下是團隊在回報，但實際上，你被迫成了「即時客服」：所有問題都回到你手上，沒人主動想解法。
如果你總是當場給答案，你會永遠忙在細節裡，團隊也無法養成解決問題的能力。
你需要做的是：讓每次請示變成「訓練決策」的機會。
建立結構式回報習慣－RIDE 模型
當同仁遇到問題時，引導他們用這四步驟報告：
- R（Risk）目前卡關在哪裡？
- I（Interest）這件事與診所目標的關聯？
- D（Difference）他想到哪些做法？各有什麼差異？
- E（Effect）預估每種做法的可能結果？
這不只是聽進度，而是讓他們在說的過程中練習分析與思考。
你可以這樣說：「這件事你會怎麼處理？先不要急著問我答案，先講講你想到幾種可能的做法，我們一起選一個方向。」
這就像你在帶實習醫師查房，他報病況、提診斷，你不會直接給答案，而是引導他判斷、補強不足 —— 團隊的學習曲線，也該這樣設計。
三、回報不是流水帳，而是讓你快速判斷的資訊濃縮
你有沒有遇過這種情況：
護理人員花了五分鐘報告你交辦的名單進度，講了流程、狀況、例外 …… 你聽完後還是不知道：到底做完了沒？要不要我出手？
診所不是會議室，時間就是金錢。你需要的是「一聽就懂的資訊」，才能快速做出判斷。
請明確要求團隊用 PREP 模型回報：
- Point（結論先講）：目前完成多少？有什麼異常？
- Reason（原因補充）：為什麼進度快／慢／卡住？
- Example（舉例說明）：有無關鍵案例可佐證？
- Point（再次強調）：下一步是什麼？你建議怎麼做？
你可以說：「跟我報告前，請先說最重要的數字或結論，再補細節。」
你也可以示範一段完整的回報話術，讓團隊知道什麼樣的內容是你期待的標準：
「目前回診追蹤這邊我來簡單報告一下，我們目前總共追蹤了 35 人，已經完成通知 23 位。因為名單中有些電話不通，我們今天同步補發了簡訊。像王小姐就是兩次才接到，她已經確認週五下午會過來回診。所以整體看起來這批名單進度大約完成六成半，預計明天中午前應該可以完成大部分。以上是目前進度！」
這就像你看病歷摘要，只要三行文字，就能決定是否進一步檢查。管理回報也是一樣，要讓你能一聽就判斷。
四、任務結束後，一定要做復盤，否則團隊永遠學不會
診所日常任務忙碌，很多主管與醫師會忽略最後一步：結束就算了。
但一場任務如果沒經過復盤，下一次很可能又從頭開始踩雷。
你可以在任務完成後這樣對團隊說：
「我們來快速記錄一下這次任務的心得，讓下一次不需要重頭學。」
然後用以下四個步驟來進行討論與整理：
- Goal：這次的目標是什麼？有達成嗎？
- Result：實際結果為何？哪些超出／哪些落後？
- Analysis：做得好的是什麼？卡住的是什麼？
- Insight：下次遇到同樣狀況，該怎麼優化？
你也可以搭配這樣的回顧話術來示範給團隊：
「這次健檢名單的通知，原本目標是兩週內完成、達到 60% 回診率，結果我們完成了 62%。過程中電話接聽率很低，發現上午 10 點打比下午有效。下次我們應該先確認電話名單有效性，再排打電話的時段。」
這不只是追進度，而是讓每次任務變成團隊學習與成長的機會。這是打造可複製團隊的基礎。
五、經驗不是默默累積，而是主動複製給下一個人
你的團隊裡一定有某些人「特別會做某件事」，但那份經驗只留在他腦中。
等他請假、離職、新人來，你就會發現：「原來他不是厲害，他只是沒教別人。」
作為診所的主導者，你要設計的，是一套可以傳承的方法。
請你要求團隊在任務完成後，簡單寫下他們的處理流程與關鍵提醒，並包含：
- 任務是什麼？為什麼要做？
- 對象是誰？透過哪個管道執行？
- 什麼時候做？花多少時間？
- 過程中踩到什麼雷？有什麼技巧？
你也可以指定資深員工說給新進聽，用說故事的方式留下 know-how。
你可以這樣示範給團隊聽，幫助他們建立可複製的經驗傳承方式：
「這次我負責的是健檢病人的回診通知，主要是去年做過但沒回來的，目標是月底前完成通知。打電話前先整理名單、確認資料、再逐一聯絡。過程中學到資料要先查電話正確性，還有中午打電話幾乎沒人接，下次我會建議先篩過有效名單，再排打電話時段。」
這不只是交辦流程，而是交付「怎麼思考、怎麼避免重踩」的經驗，讓下一個人也能做得好。
這就像你在帶總醫師時說：「這台刀你來開，但我在旁邊補一句這裡血管特別淺，要特別注意。」—— 這句話，就是經驗的傳承。
結語：醫師領導的關鍵不是做得多，而是讓人做得對
診所的規模不大，但複雜度一點也不低。你既是醫療主責者，也是團隊的引導者。
而好的領導，不是「什麼都自己來」，而是「把該講清楚的事，說得夠清楚」，讓團隊能幫你分擔，甚至超前完成。
這五個溝通步驟包括：
- 明確交辦（講清楚目的與標準）
- 指導決策（培養解決問題的習慣）
- 要求回報（結論先說、數據為證）
- 結束檢討（任務復盤留下改善）
- 經驗沉澱（說出可複製的方法）
看似簡單，卻能讓你從每天救火、做重工，變成一位真正能打造穩定流程與成熟團隊的醫師經營者。
任務開始時，請先明確交辦；過程中，引導團隊思考與回報；結束後，帶大家整理經驗並傳承出去。如此反覆，團隊才會越來越強，你也能越做越輕鬆。
建議你把這篇文章存下來，或列印給你的診所管理團隊一起討論，從哪一個環節開始調整都不嫌晚。
